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Inhalt

14-2 Richtlinien für die Vergabe von Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen der Stadt Emmerich am Rhein

Richtlinien über die Vergabe von Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen der Stadt Emmerich am Rhein

Inhaltsangabe

1. Vergabegrundlagen und Geltungsbereich
1.1 Vergabegrundlagen
1.2 Geltungsbereich

2. Arten der Vergabe und Wahl der Vergabeart
2.1 Vergaben oberhalb der Schwellenwerte
2.2 Vergaben unterhalb der Schwellenwerte
2.3 Arten der Vergabe
- Öffentliche Ausschreibung/Offenes Verfahren
- Beschränkte Ausschreibung/Nicht Offenes Verfahren
- Freihändige Vergabe/Verhandlungsverfahren
2.4 Zusammenfassung oder Aufteilung von Aufträgen
2.5 Wahl der richtigen Vergabeart oberhalb EU-Schwellenwerte
2.6 Wahl der richtigen Vergabeart unterhalb der EU-Schwellenwerte
2.6.1 Schätzung des Auftragswertes/Budgethoheit
2.6.2 Regelfall der Öffentlichen Ausschreibung
2.6.3 Anwendungsmöglichkeit der Beschränkten Ausschreibung
2.6.4 Anwendungsmöglichkeit der Freihändigen Vergabe
2.6.5 Direktvergabe ohne Vergleichsangebot
2.6.6 Beachtung des TVgG-NRW
2.6.7 Vergaben von Bauleistungen im Stundenlohn
2.6.8 Architekten-/Ingenieurleistungen

3. Grundsätze zur Durchführung der Verfahren/ Zuständigkeiten
3.1 Einbeziehung der Zentralen Vergabestelle/Dokumentation
3.2 Auftragserteilung
3.3 Wertgrenzen der Auftragserteilung
3.4 Aufhebung eines Vergabeverfahrens

4. Kontrollverfahren
4.1 Einbeziehung der örtlichen Rechnungsprüfung
4.2 Berichtswesen
4.3 Überschreitung der Auftragssumme
4.4 Projektverlaufsüberwachung

5. Ausnahmen von den Vergaberichtlinien

6. Inkrafttreten

1. Vergabegrundlagen und Geltungsbereich

1.1 Vergabegrundlagen

Grundlagen für die Vergabe von Aufträgen sind im Wesentlichen
- Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NW),
- Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO NW),
- EG-Vergaberichtlinien,
- Vergaberechtsmodernisierungsgesetz (VergRModG)
- Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB),
- Vergabeordnung (VgV),
- bei der Vergabe und Ausführung von Leistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) Teil A (Allgemeine Bestimmungen über die Vergabe von Leistungen)
- bei der Vergabe und der Ausführung von Bauleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil A (Allgemeine Bestimmungen über die Vergabe von Bauleistungen)
- bei der Abwicklung von Architekten- und Ingenieurverträgen die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)
- das Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Sozialstandards sowie fairen Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen - TVgG - NRW) einschließlich der auf dieser Grundlage erlassenen Rechtsverordnung,
- die vom Innenministerium NRW bekannt gegebenen„ Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 25 Gemeindehaushaltsverordnung (Kommunale Vergabegrundsätze)" in ihrer jeweils geltenden Fassung anzuwenden.
- Grundsätze und Richtlinien für Wettbewerbe auf den Gebieten der Raumplanung, des Städtebaues und des Bauwesens (GRW 1995),
- Vergabehandbuch für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes, Vertragsmuster für freiberufliche Leistungen nach der HOAI entsprechend der Richtlinien für die Durchführung von Bauaufträgen des Bundes (RBBau)
- Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung und Führung eines Vergaberegisters in Nordrhein-Westfalen (KorruptionsbG NW),
- Richtlinien zur Vermeidung von Korruption bei der Stadt Emmerich am Rhein
- Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen
in ihrer jeweils gültigen Fassung.

- Bei der Vergabe von Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen, die mit EU-, Bundes- oder Landesmitteln gefördert werden, sind die Bewilligungsbedingungen maßgebend.

1.2 Geltungsbereich

Die Richtlinien über die Vergabe von Bauleistungen sowie Lieferungen und Leistungen sind auf alle Vergaben von Bauleistungen sowie Lieferungen und Leistungen der Stadt Emmerich am Rhein sowie ihrer eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen anzuwenden.

2. Vergabeverfahren

2.1 Vergaben oberhalb der Schwellenwerte

Vergaben mit einem geschätzten Auftragswert ab den sich aus Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU ergebenden Schwellenwerte richten sich für Bauleistungen nach dem Abschnitten 2 der VOB/A und für die übrigen Leistungen nach dem GWB (4. Teil)

2.2 Vergaben unterhalb der Schwellenwerte

Bei Vergaben mit einem geschätzten Auftragswert unterhalb der in der VgV genannten Schwellenwerte sind die Kommunalen Vergabegrundsätze zu beachten. Die dort genannten Wertgrenzen zur Wahl der Vergabeart werden für die Stadtverwaltung Emmerich am Rhein - soweit nicht in dieser Richtlinie etwas anderes bestimmt wird - übernommen.

2.3 Arten der Vergabe

Öffentliche Ausschreibung/ Offenes Verfahren
Bei der Öffentlichen Ausschreibung/ Beim Offenen Verfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen aufgefordert, im vorgeschriebenen Verfahren sich um die Auftragsvergabe zu bewerben und Angebote einzureichen. Eine regionale Beschränkung der Ausschreibung ist nicht zulässig. Verhandlungen über preisliche und technische Bedingungen nach Abgabe der Angebote sind verboten.
Beschränkte Ausschreibung/ Nicht Offenes Verfahren
Bei der Beschränkten Ausschreibung/ Beim Nicht Offenen Verfahren erfolgt eine Aufforderung zur Abgabe von Angeboten an eine begrenzte Zahl fachkundiger, leistungsfähiger und zuverlässiger Unternehmer. Sofern geeignete Unternehmer nicht bekannt sind, ist vorab ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Bei dem Nicht Offenen Verfahren ist ein Teilnahmewettbewerb obligatorisch. Verhandlungen über preisliche Bedingungen nach Abgabe der Angebote sind auch hier verboten.

Freihändige Vergabe/ Verhandlungsverfahren
Freihändige Vergabe/ Verhandlungsverfahren bedeutet Vergabe von Lieferungen oder Leistungen ohne ein förmliches Verfahren nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten. Zu beachten ist, dass Freihändige Vergaben/ Verhandlungsverfahren mit einer Direktvergabe nicht gleichzusetzen sind. Die Direktvergabe an ein Unternehmen stellt den absoluten Ausnahmefall dar, der bspw. dann in Betracht kommt, wenn objektiv nur ein Unternehmen zur Leistung in der Lage ist. Das nähere wird in der Dienstanweisung Vergabe geregelt.
Bei der Freihändigen Vergabe/dem Verhandlungsverfahren sind schriftlich mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen. Sofern geeignete Unternehmer nicht bekannt sind, ist im Rahmen einer Freihändigen Vergabe/ einem Verhandlungsverfahren vorab ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchzuführen.
Alle Bestimmungen der VOB/A bzw. der VOL/A, die nicht ausdrücklich auf die Öffentliche oder die Beschränkte Ausschreibung Bezug nehmen, sind zu beachten.
Darüber hinaus gelten auch bei der Freihändigen Vergabe/ dem Verhandlungsverfahren die Grundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz sowie der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

2.4 Zusammenfassung oder Aufteilung von Aufträgen

Die Stückelung zusammengehöriger Bauleistungen sowie Lieferungen und Leistungen ist unzulässig. Es ist insoweit zu unterlassen, zeitlich und sachlich eng zusammenhängende Maßnahmen in mehrere Vergaben zu teilen, wenn diese Vergaben zusammengefasst werden können. Eine Vergabe nach Losen ist jedoch aus Gründen der Mittelstandsförderung zu bevorzugen.
Über regelmäßig wiederkehrende Bauleistungen, Liefer- oder Dienstleistungen sollen zeitlich befristete Rahmenverträge abgeschlossen werden, die in der Regel nicht länger als vier Jahre andauern. Es unterliegt der Einzelfallprüfung, wenn ein Rahmenvertrag mit einer Verlängerungsoption oder automatischer Verlängerung mit Kündigungsvorbehalt abgeschlossen werden soll. Maßgebender Auftragswert ist die Summe der Einzelaufträge, die während der Dauer des Rahmenvertrages zu erwarten sind. Bei längerfristigen Verträgen (Unterhaltungs-, Wartungs-, Miet-, Leasing-, u.ä.) ist zur Beurteilung der Wertgrenze der Gesamtbetrag des Abschlusses entscheidend.

2.5 Wahl der richtigen Vergabeart oberhalb EU-Schwellenwerte

Soweit die voraussichtliche Auftragssumme die sich aus Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU ergebenden Schwellenwerte überschreitet, ist eine EU-weite Ausschreibung zwingend unter Einbeziehung der Zentralen Vergabestelle durchzuführen.
Es gelten dann für die Wahl der richtigen Vergabeart insbesondere
- das Vergaberechtsmodernisierungsgesetz ( VergRModG)
- das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB),
- die Vergabeverordnung (VgV),
- der Abschnitt 2 der VOB/A,

Die besonderen Richtlinien und Bestimmungen der EU-weiten Ausschreibung sind zudem zu beachten und restriktiv anzuwenden. Die EU-weite Ausschreibung und Vergabe unterliegt einem formalisierten Nachprüfungsverfahren.

2.6 Wahl der richtigen Vergabeart unterhalb der EU-Schwellenwerte

2.6.1 Schätzung des Auftragswertes / Budgethoheit
Die Schätzung des Auftragswerts ist Aufgabe des zuständigen Fachbereichs bzw. der mittelbewirtschaftenden Organisationseinheit, der/ die zugleich die Budgethoheit trägt.
Bei der Schätzung des Auftragswertes ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung (netto) und den näheren Maßgaben des § 3 der Vergabeverordnung auszugehen.
Vor jeder Vergabe ist durch den zuständigen Fachbereich bzw. der mittelbewirtschaftenden Organisationseinheit zu prüfen,
- welche Höhe der Auftragswert voraussichtlich haben wird (Kostenschätzung) und
- welche Vergabeart konkret anzuwenden ist, wobei ab einem geschätzten Auftragswert von 5000 EURO vor Aufnahme der weiteren Maßnahmen eine entsprechende Information an die Zentrale Vergabestelle zu richten ist.

2.6.2 Regelfall der Öffentlichen Ausschreibung
Aufgrund der gesetzlichen Bestimmung (§ 25 GemHVO) ist die Vorrangstellung der öffentlichen Ausschreibung für den Regelfall unbedingt zu beachten.
Ausnahmen sind zulässig, sofern der Auftragswert, die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände eine Abweichung rechtfertigen. Die Begründung für eine Abweichung vom Regelfall der Öffentlichen Ausschreibung ist aktenkundig zu machen und obliegt - soweit nicht in dieser Richtlinie bereits eine Abweichung vorgesehen ist ­ der Abstimmung zwischen der mittelbewirtschaftenden Organisationseinheit und der Zentralen Vergabestelle.

2.6.3 Anwendungsmöglichkeit der Beschränkten Ausschreibung
Eine Beschränkte Ausschreibung kann durchgeführt werden, wenn die Eigenart der Leistung oder Lieferung oder besondere Umstände eine Abweichung rechtfertigen. Die Gründe sind aktenkundig zu machen.
Bis zu folgenden voraussichtlichen Auftragswerten können entsprechend der Kommunalen Vergabegrundsätze Beschränkte Ausschreibungen durchgeführt werden (Wertgrenzenregelung)
- bis 600.000 € im Tiefbau
- bis 300.000 € Roharbeiten im Hochbau (Erd-, Beton- und Maurerarbeiten mit oder ohne Putzarbeiten)
- bis 150.000 € für Ausbau- und sonstige Gewerke im Hochbau sowie für Pflanzungen und Straßenausstattungen bis 100.000 € im Bereich Liefer- und Dienstleistungen.

Im Falle einer Beschränkten Ausschreibung sind mindestens 3 in der Regel 6 geeignete Unternehmer zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern, wobei mindestens ein auswärtiges Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern ist.
Darüber hinaus kann eine Beschränkte Ausschreibung vorgenommen werden, wenn die Eigenart der Leistung oder Lieferung oder besondere Umstände eine Abweichung rechtfertigen. Die Gründe sind aktenkundig zu machen.

2.6.4 Anwendungsmöglichkeit der Freihändigen Vergabe
Freihändige Vergabe ist zulässig, wenn die öffentliche Ausschreibung oder beschränkte Ausschreibung unzweckmäßig sind.
Bis zu folgenden voraussichtlichen Auftragswerten kann entsprechend der Kommunalen Vergabegrundsätze eine Freihändige Vergabe durchgeführt werden.
- bis 30.000 € Baubereich (bspw. Tiefbau, Rohbauarbeiten im Hochbau Erd-, Beton- und Maurerarbeiten mit oder ohne Putzarbeiten), Ausbau und sonstige Gewerke im Hochbau sowie für Pflanzungen und Straßenausstattungen);
- bis 30.000 € im Bereich Liefer- und Dienstleistungen;
zudem kann eine Freihändige Vergabe gemäß Ratsbeschluss vom 12.02.2008 auch durchgeführt werden, wenn es sich um eine Vergabe von Leistungen nach dem Buchpreisbindungsgesetz handelt und der derzeit gültige Schwellenwert einer europaweiten Ausschreibung nicht überschritten wird.
Im Falle einer Freihändigen Vergabe sind mindestens 3 geeignete Unternehmer zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern, wobei mindestens ein auswärtiges Unternehmen zur Angebotsangabe aufgefordert werden soll.

2.6.5 Direktvergabe/ Auftragserteilung ohne Vergleichsangebot
Bei Vergaben innerhalb der nachfolgenden Grenzen ist in der Regel davon auszugehen, dass ein förmliches Vergabeverfahren unzweckmäßig ist. Bis zu dieser Wertgrenze ist eine Direktvergabe ohne Einholung von Vergleichsangeboten zulässig, und zwar
für Liefer- und Dienstleistungen bei Aufträgen unter 500 Euro.

2.6.6 Beachtung des TVgG-NRW
Die Binnenmarktrelevanz ist vor Einleitung des Vergabeverfahrens zu prüfen.
Bei einem Auftragswert von bis zu 5000 € kann die Binnenmarktrelevanz in der Regel verneint werden. Aufgrund der Grenznähe der Stadt Emmerich am Rhein ist das Nichtvorliegen von Binnenmarktrelevanz in den übrigen Fällen besonders zu begründen.
Soweit nicht eine öffentliche Aufforderung zur Abgabe von Angeboten oder zur Teilnahme erfolgt, ist bei vorliegender Binnenmarktrelevanz die Beschaffungsabsicht nach den Vorgaben des § 3 Abs. 3 TVgG auf der Internetseite der Stadt Emmerich am Rhein zu veröffentlichen.

Zu beachten ist der Runderlass zur Vermeidung der Beschaffung von Produkten aus schlimmsten Formen der Kinderarbeit (ILO- Kernarbeitsnormen) und der Runderlass zur Berücksichtigung von Aspekten des Umweltschutzes und Energieeffizienz.
Nach erteiltem Zuschlag erfolgt eine Bekanntmachung über die wesentlichen Daten des Vergabeverfahrens und des erteilten Auftrages nach den Vorgaben des § 3 Abs. 3 TVgG .
Darüber hinaus sind die gem. § 19 VOB/A (beabsichtigte beschränkte Ausschreibungen sowie gem. § 19 VOL/A und § 20 VOB/A(Zuschlagserteilung nach beschränkter Ausschreibung und freihändiger Vergabe) bestehenden Veröffentlichungspflichten zu beachten.

2.6.7. Vergabe von Bauleistungen im Stundenlohn
Die Wertgrenze für Stundenlohnarbeiten liegt bei 2.500 Euro.

2.6.8 Architekten- / Ingenieurleistungen
Architekten und Ingenieurleistungen, deren Honorare die sich aus Artikel 4 der Richtli-nie 2014/24/EU ergebenden Schwellenwerte überschreiten, werden nach Abschnitt 6 der VgV vergeben.
Im Übrigen sind die Maßgaben des TVgG-NRW, die Kommunalen Vergabegrundsätze und die HOAI zu beachten. Das Nähere regelt die Dienstanweisung Vergabe.

3. Grundsätze zur Durchführung der Verfahren / Zuständigkeiten

3.1 Zuständigkeit der Zentralen Vergabestelle und der Zentralen Submissionsstelle

Die Durchführung des Vergabeverfahrens und die Zuständigkeit der Zentralen Submissionsstelle, der Zentralen Vergabestelle und der Fachbereich bzw. Organisationseinheiten regelt die Dienstanweisung über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Emmerich am Rhein.

3.2 Auftragserteilung

Aufträge sind ausschließlich an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu vergeben. Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Es ist zu beachten, dass der Zuschlag nicht zwangsläufig das niedrigste Angebot erhält, sondern auch andere Zuschlagskriterien mit in die Entscheidung einbezogen werden.
Aufträge sind grundsätzlich schriftlich zu erteilen.

3.3 Wertgrenzen der Auftragserteilung

Gemäß § 13 Abs. 4 Buchst. a) der Hauptsatzung der Stadt Emmerich am Rhein entscheidet der Bürgermeister über die Vergabe von Arbeiten, Lieferungen und Leistungen bis zu einer Auftragssumme von 50.000 Euro.

Die Vergabe von Liefer- Dienstleistungen und Leistungen mit einem Auftragswert von mehr als 50.000 Euro fällt nach der Bestimmung des § 7 Abs. 3 Buchst. c) der Hauptsatzung der Stadt Emmerich am Rhein in den Zuständigkeitsbereich des Vergabeausschusses.
Gemäß § 3 Abs. 2 der Betriebssatzung der Kommunalbetriebe Emmerich am Rhein fallen Vergaben bis zu einer Grenze von 50.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) in die Zuständigkeit des Betriebsleiters. Oberhalb dieses Betrages entscheidet gemäß § 4 Abs. 2 Buchst. a) der Betriebssatzung der Betriebsausschuss Kommunalbetriebe Emmerich am Rhein (KBE).
Im Bereich Kultur Künste Kontakte fallen Vergaben bis zu einer Grenze von 50.000 € (ohne Umsatzsteuer) in die Zuständigkeit des Betriebsleiters. Ausgenommen von dieser Wertgrenze sind die honorarpflichtigen künstlerischen Veranstaltungen. Oberhalb dieses Betrages entscheidet der Kulturausschuss.

3.4 Aufhebung einer Ausschreibung

Liegen Voraussetzungen für die Aufhebung einer Ausschreibung vor, ist die Wertgrenzenregelung entsprechend 3.3 dieser Richtlinie anzuwenden.

4. Kontrollverfahren

4.1 Einbeziehung der Örtlichen Rechnungsprüfung

Bei der Vergabe von Lieferungen, Leistungen einschließlich Bauleistungen ab einem Auftragswert von 5.000 € bzw. 10.000 € (Eigenbetriebe) sind die vollständigen Vergabeunterlagen vor Mittelreservierung, im Regelfall einschließlich eines Preisspiegels, der Örtlichen Rechnungsprüfung zur Prüfung und Mitzeichnung zuzuleiten.
Bei Vergaben ab einem Auftragswert von 50.000 € sind die Vergabevorlagen einschl. der vollständigen Vergabeunterlagen vor Beschlussfassung dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Prüfung und Mitzeichnung vorzulegen.

4.2 Berichtswesen

Vierteljährlich wird ein Bericht über die Vergaben der Stadt Emmerich am Rhein mit einem Auftragswert über 5.000 € bis 50.000 €erstellt. Der Vergabeausschuss legt diesen gem. § 7 Abs. 3 Buchst. c) der Hauptsatzung der Stadt Emmerich am Rhein vierteljährlich dem Rat vor.
Für die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen gilt:
Dem Betriebsausschuss Kommunalbetriebe Emmerich am Rhein (KBE) wird durch den Eigenbetrieb Kommunalbetriebe Emmerich am Rhein (KBE) vierteljährlich ein Bericht über die Vergaben mit einem Auftragswert über 5.000 € bis 50.000 € vorgelegt.
Dem Kulturausschuss wird halbjährlich durch den Eigenbetrieb „Kultur, Künste, Kontakte der Stadt Emmerich" ein Bericht über die Vergaben mit einem Auftragswert über 5.000 € bis 50.000 € vorgelegt.

4.3 Überschreitung der Auftragssumme

Bei Durchführung eines Auftrages ist von der mittelbewirtschaftenden Stelle darauf zu achten, dass die Auftragssumme nicht überschritten wird. Ergibt sich dennoch die Notwendigkeit eines Nachauftrages, so sind sämtliche voraussehbaren Zusatzleistungen oder Änderungen in einem Auftrag zusammenzufassen.
Über den Nachauftrag entscheidet der zuständige Ausschuss, wenn
a) er über den Ursprungsauftrag entschieden hat und ein Nachauftrag bzw. die Summe mehrerer Nachaufträge 10 % des Ursprungsauftrages erreicht oder übersteigt; Dies gilt nur dann, wenn der Nachauftrag bzw. die Summe mehrerer Nachaufträge mindestens 10.000 € erreicht.
b) der Nachauftrag bzw. die Summe der Nachaufträge unabhängig vom Ursprungsauftrag mindestens 50.000 € erreicht;
c) erst durch Addition von Erstauftrags- und Nachauftragssummen die 50.000 €-Grenze erreicht wird.
4.4 Projektverlaufsüberwachung
Bei Maßnahmen mit einem Gesamtauftragswert ab 500.000 € wird der zuständige Ausschuss sowohl bei jeder projektbezogenen Vergabeentscheidung als auch nach Maßgabe eines unter Berücksichtigung der Projektdauer erstellten Terminplanes über Termin-, Ablauf- und Kostenrahmen umfassend informiert.

5. Ausnahmen von den Vergaberichtlinien

Ausnahmen von den Vergaberichtlinien, soweit sie im Einklang mit den Vergabe- und Vertragsordnungen stehen, bedürfen der vorherigen Zustimmung der Örtlichen Rechnungsprüfung.

6. In-Kraft-Treten

Diese Richtlinien ersetzen die Richtlinien vom 01.07.2015 und treten am 1.06.2016 in Kraft.